Crear y administrar órdenes
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Crea una orden
- Abre Nueva orden. El formulario se organiza en nueve etapas: Cliente, Indicaciones, Adjuntos, Comunicación interna, Gastos, Cobro, Mensajero y estado, Opciones y Revisar. Usa Siguiente y Anterior o las flechas junto a Cambiar etapa. Puedes saltar libremente desde Cambiar etapa; cada cambio vuelve al inicio de la página y conserva lo ingresado. Los datos requeridos se validan al guardar.
- En Cliente, busca una cuenta existente por nombre, teléfono o correo, abre el catálogo o usa un acceso frecuente. Elige Cliente nuevo para ingresar uno. La asignación y el estado se definen más adelante, en Mensajero y estado.
- En Indicaciones, elige Detallado para ordenar las tareas o Mensaje libre para pegar las instrucciones completas. Adjunta las ubicaciones por separado, con nombre y un enlace de mapa, señas o ambos. No tienen orden ni asociación a una indicación. En Adjuntos puedes seleccionar ubicaciones y subir archivos. En Comunicación interna encontrarás dos bloques separados: Nota y Necesito confirmar. Ambas etapas son opcionales.
- Registra desembolsos reales en la etapa opcional Gastos y define la tarifa del servicio en Cobro. Después selecciona Mensajero y estado. En Opciones puedes configurar la vigilancia y gestionar el seguimiento habilitado por tu empresa. Cuando el estado sea Completada, puedes imprimir o descargar el comprobante desde el icono de impresión en el encabezado del detalle. No se imprime desde crear o editar orden.
- En Revisar, comprueba el cliente, la asignación, las indicaciones y los importes. Puedes volver a editar cada sección. Pulsa Guardar para confirmar desde cualquier etapa; avanzar entre etapas no guarda la orden.
Cambia de etapa sin perder el contexto
La barra compacta muestra tu etapa actual y distingue Obligatorio de Opcional. Abre Cambiar etapa para ver las nueve secciones. Las flechas de arriba y los botones inferiores permiten avanzar o volver sin guardar todavía.
Cada etapa tiene un enlace directo: por ejemplo, /companies/ID/orders/new#instructions abre Indicaciones y /companies/ID/orders/ORDEN/edit#expenses abre Gastos. Copia la URL para volver a esa etapa; Atrás y Adelante del navegador también recorren las etapas sin borrar lo escrito. El enlace identifica la sección, pero no contiene ni comparte cambios sin guardar. Para abrirlo necesitas acceso a la empresa y a la orden.
Adjuntos, Comunicación interna, Gastos y Opciones son opcionales. Guardar está disponible en todas las etapas. La barra indica qué secciones obligatorias están incompletas. Si falta un dato requerido o hay un gasto sin agregar, Ruta te avisa mediante una notificación y abre la sección correspondiente para que lo resuelvas.
Notas y confirmaciones en espacios separados
En Comunicación interna, agrega una Nota para dejar contexto al equipo o usa Necesito confirmar para registrar una consulta breve. La consulta pendiente impide completar la orden hasta resolverla. Las notas agregadas se guardan al confirmar el formulario.
Decide qué atender desde el resumen
El resumen del operador muestra Pendientes de atención en lugar de repetir el listado completo de Órdenes. Presenta hasta cinco órdenes activas con consultas sin resolver, sin mensajero o asignadas a un mensajero fuera de turno o no disponible. Las consultas tienen prioridad y se incluyen las tres órdenes más antiguas sin asignar; una orden aparece una sola vez aunque tenga varios motivos de atención.
Ver orden abre su detalle. Asignar y Reasignar abren la etapa Mensajero y estado de la edición. Si no hay pendientes, aparece Todo bajo control. Los posibles atrasos siguen en su aviso independiente; para buscar, filtrar o consultar todas las órdenes, abre Órdenes.
Elige tabla o tarjetas
En Órdenes, usa Tabla o Tarjetas para elegir cómo consultar tus órdenes. Ambas vistas comparten búsqueda, filtros y paginación; cambiar de vista conserva la página actual.
La selección se conserva para tu cuenta en este navegador al recargar o cambiar de empresa. En Tabla puedes ordenar desde los encabezados de columna; las tarjetas muestran el estado, el mensajero, la siguiente indicación y el total a cobrar.
Usa las tarjetas de estado Todas, Activas, Pendiente, Asignada, En proceso o Completada, con sus contadores. En móvil puedes desplazarte horizontalmente por los filtros. Activas reúne las órdenes pendientes, asignadas y en proceso.
Combina el estado con la búsqueda. Si no aparecen resultados, revisa ambos filtros. Usa Filas por página y los controles de página para recorrer la lista; en la tabla, el borde lateral y la etiqueta ayudan a reconocer el estado.
Asigna y da seguimiento
Cada orden abre una página propia con cliente, asignación, recorrido, archivos, historial y resumen de cobro. La fecha de creación se conserva y se muestra en horario de Costa Rica.
Al crear o editar una orden, el bloque Asignación y estado permite elegir Pendiente, Asignada, En proceso o Completada y seleccionar al mensajero. Para pasar del estado Pendiente a Asignada, En proceso o Completada necesitas un mensajero asignado; puedes navegar entre etapas sin asignarlo todavía. El detalle muestra el estado y la persona asignada; utiliza Editar orden para cambiarlos. Verifica la carga de trabajo y disponibilidad antes de asignar: Ruta no hace una optimización automática de rutas ni del reparto de órdenes.
Elige al mensajero con contexto
- En Mensajero, busca por nombre, correo, teléfono o vehículo, o abre Ver mensajeros. También puedes asignar desde las tarjetas En turno: muestran hasta cuatro mensajeros, ordenados por menor carga. Si hay más, Ver todos abre el catálogo filtrado.
- Compara turno y cantidad de órdenes activas. El catálogo muestra primero a quienes están en turno y luego a quienes tienen menor carga; puedes buscar y usar los filtros Todos, En turno y Fuera de turno, con sus contadores. Al abrir el catálogo se muestra la página del mensajero seleccionado.
- Selecciona una tarjeta. Si está fuera de turno, confirma su disponibilidad; esta acción no cambia su turno.
- Para retirar la asignación, elige Dejar sin asignar: la orden vuelve a Pendiente.
Si el cliente cambia el encargo
Si editas un perfil de cliente, las órdenes anteriores mantienen su copia de los datos. Para cambiar una orden debes editar la orden mismo.
- Abre la orden y selecciona Editar orden.
- Actualiza recorrido, instrucciones o importes y guarda.
- Si el cambio afecta el trabajo en curso, comunícalo al mensajero; las notificaciones dependen de sus preferencias y permisos.
Notas, consultas y progreso
Notas y consultas aparece cerrado por defecto. Operador y mensajero pueden agregar notas. Necesito confirmar deja una consulta pendiente; debe resolverse antes de completar la orden. El indicador del encabezado abre este bloque cuando hay una consulta pendiente.
El operador marca o desmarca indicaciones y pulsa Actualizar progreso para guardar ese avance. Cambiar una casilla no guarda por sí solo. El mensajero utiliza Actualizar en su bloque de acciones.
En Nueva orden y Editar orden puedes registrar facturas y gastos pagados por el mensajero, adjuntos y notas. En Comunicación interna del formulario, Nota y Necesito confirmar son bloques independientes. En el detalle del operador, gastos y adjuntos son de consulta: entra a Editar orden para modificarlos. El botón Historial de la orden, junto a Imprimir en el encabezado, abre un modal con autores, fotos o iniciales y fechas. Filtra con los botones por persona o Todas las personas. La lista usa el paginador estándar; cambiar de persona vuelve a la primera página. Cierra desde el footer o con Escape. Puedes compartir la URL con ?history=1 para abrirlo directamente, tanto en el panel de operador como en el de mensajero; se requieren los permisos habituales de la orden.
Navega entre etapas y vuelve al mismo punto
Cambiar etapa y las flechas superiores e inferiores permiten moverte libremente. Los datos se conservan mientras sigues en el formulario y la página vuelve arriba al cambiar de etapa. Guardar requiere completar lo obligatorio.
Cliente, mensajero y estado, indicaciones, ubicaciones y total del resumen abren su etapa correspondiente. La URL identifica la etapa con #client, #instructions, #attachments, #internal-communication, #expenses, #charges, #assignment, #options o #review.
Los enlaces de etapa también funcionan al crear y editar, con Atrás/Adelante del navegador. La URL solo identifica la etapa: no contiene ni comparte los datos de una orden sin guardar.
Revisa el historial sin salir de la orden
Pulsa Historial de la orden junto a Imprimir. El modal muestra los cambios del más reciente al más antiguo, con foto o iniciales del autor y fecha cuando está registrada.
Selecciona una persona o Todas las personas. Usa Filas y Página para recorrer el resultado; cambiar de persona vuelve a la primera página. Cierra con Cerrar, la X o Escape.
El enlace del detalle con ?history=1 abre el modal directamente al entrar o recargar. Compartir esa URL no concede acceso: la otra persona debe tener una sesión y permisos para ver la orden.
Cancelar o eliminar una orden
Los estados de trabajo son Pendiente, Asignada, En proceso y Completada. Para cancelar una orden activa, abre su detalle y pulsa Cancelar orden junto a Eliminar orden. La cancelación conserva sus indicaciones, gastos, archivos e historial y la retira de las órdenes activas.
Solo el propietario o un operador con permiso explícito puede eliminar. Eliminar retira la orden. La confirmación exige marcar la casilla de conformidad y pulsar el botón de eliminación. Revisa antes si necesitas conservar comprobantes o archivos.
Detecta órdenes que podrían estar atrasados
Al crear o editar una orden, un usuario con función de operador puede activar la vigilancia e indicar una duración estimada en minutos u horas. El resumen de operaciones destaca las órdenes vigiladas que superaron ese tiempo y siguen activas. También aparece una advertencia de atraso en el detalle del operador y del mensajero; se actualiza mientras la página permanece abierta.
Desactivar la vigilancia deja de considerar la orden para ese aviso. La duración es una referencia operativa; no es una ETA calculada por carretera.